- ¿Necesita elegir la mejor herramienta para almacenar la documentación? Aquí viene la gestion documental empresas. Por lo general, las únicas medidas a las que recurren las personas cuando realizan un seguimiento de la documentación es separarla en orden cronológico o en carpetas. No siempre ayuda, entonces una persona puede perder un archivo o extraviar una hoja de datos confidencial. Por lo tanto, es necesario involucrar ayudantes adicionales.
¿Qué es gestión documental?
El sistema de gestión de documentos o también llamado DMS es un conjunto de herramientas destinadas a almacenar, administrar y realizar un seguimiento de todos los documentos electrónicos recuperados de un escáner. Por lo tanto, un software independiente que se ocupa de tales tareas lo hace principalmente para la organización y el control de los archivos. Además, si recurre a herramientas basadas en la nube, proporcionarán a los compradores potenciales un depósito seguro de los datos. Y minimizarán los costos relacionados con la instalación de hardware adicional.
Entonces, ¿qué es la gestión documental? Es un enfoque logrado de controlar los datos digitalizados que contribuyen al futuro sin papel y al cuidado del medio ambiente.
Ahora, echemos un vistazo a los 5
mejores software de gestión documental y descubra sus útiles funciones.
ManageMart
Se considera que este proveedor es un distribuidor de mejores software de gestión documental. ¿Y preguntas por qué? Tiene algunos premios por las características, y colabora con gigantes como Peak Inc y Little Buddies. En cuanto al software, tiene varias características exclusivas que un posible comprador puede verificar al solicitar una prueba gratuita de 7 días. Después de eso, hay varios planes de precios que coinciden con la capacidad de pago de cada persona. Los bonos de la herramienta de sistema de gestión documental en línea ManageMart son:
- Optimización móvil. Una persona puede almacenar, rastrear y recuperar el documento incluso mientras viaja. Un sistema es compatible con dispositivos móviles iOs y Android.
- Integraciones. Intégrelo con las aplicaciones existentes y no pierda ningún archivo. Por ejemplo, a algunas partes les gusta integrarse con el software de nómina para monitorear la documentación relacionada con los salarios y las ganancias y pérdidas.
- Exportación de archivos. ¿Quieres descargar un archivo en otro formato? PDF, DOCx, JPG, PNG y muchos otros están disponibles para los usuarios.
Y, por fin, el desarrollador de software aplicó una autenticación de dos factores que protegerá los datos de cualquier acceso no autorizado. Por lo tanto,sistema de gestión documental y la organización de archivos garantizarán a los usuarios eficiencia, productividad y seguridad.
M-Files
Esta aplicación para la gestión de documentos para empresas puede ser utilizada tanto por pequeñas como por grandes empresas, e incluso por freelancers. Cuenta con las siguientes características útiles:
- Plantillas. Una persona puede almacenar los archivos pero también crearlos utilizando un editor integrado en el sistema. Hay algunas plantillas designadas para diferentes propósitos. Por ejemplo, para informes y cumplimiento tributario.
- Acceso sin conexión. Es posible navegar por los documentos incluso cuando no hay conexión a Internet. Simplemente use un icono de búsqueda y encuentre un archivo necesario.
- Optimización móvil. Trabaje mientras viaja desde una aplicación o mediante un navegador web.
Además, esta herramienta de gestión documental y organización de archivos tiene algunas medidas de protección. Por lo tanto, se adapta perfectamente a las empresas que almacenan datos confidenciales.
Noodle Intranet
Es perfecto para las personas que no saben mucho sobre tecnologías, hay menos botones, menos instrucciones pero una interfaz fácil de usar. Esta herramienta para la gestión documental y organización de archivos atraerá a los clientes con las siguientes características:
- Carpeta de medios. Almacene las imágenes y fotos separadas de las documentaciones.
- Inicio de sesión único. Un usuario solo debe ingresar el nombre de usuario y la contraseña cuando ingresa desde múltiples dispositivos.
- Archivos compartidos. Otorgue acceso a otros equipos y trabaje simultáneamente en un documento.
En el sitio web del proveedor, hay una calculadora que permite a los compradores averiguar el precio y la tarifa de suscripción para esta aplicación de administración de documentos en línea.
BizPortals 365
Este es uno de los mejores software de gestión documental. Tiene solo varias capacidades, pero ayudará a que los nuevos usuarios de un software no se pierdan. Por otro lado, contiene algunas opciones relacionadas con recursos humanos y gestión de proyectos.
Por lo tanto, un usuario mejorará el flujo de trabajo y minimizará los esfuerzos dedicados a editar documentación de una manera particular. En cuanto a las características principales que se encuentran en esta herramienta de administración de documentos y organización de archivos, hay:
- Gestión de contenido. Edite, convierta y cambie los formatos de la documentación. Adjunte fotos, o incluso use herramientas para hacer fotos.
- Búsqueda fácil Una interfaz fácil de usar permite a las personas acceder rápidamente a las carpetas necesarias. Que, a su vez, se clasifican por fecha, lugar, prioridad y propósito.
Una vez más, puede integrarse con las aplicaciones existentes y es accesible desde cualquier dispositivo que se conecte a Internet.
eFileCabinet
El último representante del mejores software de gestión documental es útil tanto para pequeñas como para grandes empresas. Su factor principal es la escalabilidad que permite ampliar la cantidad de usuarios según sea necesario. Si hablamos de las capacidades, trata las siguientes opciones:
- ORC zonal. Esta característica exclusiva ayuda a reconocer archivos usados recientemente y enrutarlos a un cajón en línea necesario sin involucrar ayuda humana.
- Amplia opción de atención al cliente. Un usuario puede comunicarse con el desarrollador de software por correo electrónico, impuestos, número de teléfono móvil o incluso un chat en vivo.
- Optimización móvil. Nuevamente, trabaje mientras viaja usando una aplicación designada o mediante un navegador web.
Además, ofrece a los compradores potenciales varias plantillas necesarias para editar los documentos o archivos.
¿Qué aplicación de gestión documental online elegir?
¿Cuál es el requisito de la herramienta de gestión documental online al elegirlo? Lea los comentarios reales sobre cada proveedor y compare el software mencionado anteriormente seleccionando las características requeridas para usted o su equipo o empresa. Luego, intente descubrir las características de soporte al cliente de todas las herramientas para la gestion documental empresas. Cada uno de ellos debe ser fácilmente accesible en caso de errores o retrasos en el sistema. Además, descubra la opción de actualización, con qué frecuencia las actualizaciones del soft y cómo se puede recuperar uno u otro archivo en caso de eliminarlo. Y, por supuesto, pregunte acerca de una versión de prueba o demostración gratuita del producto. Confíe solo en los vendedores confiables y administre los archivos en segundos.