Tanto las pequeñas como las grandes empresas están obligadas a proceder con las operaciones de pago. En la mayoría de los casos, hay departamentos o empleados dedicados que supervisan los recibos de sueldo y las transacciones. Pero, para obtener los mejores resultados y evitar errores de cálculo, debe existir un sistema de gestión de cobros. ¿Cómo elegir el soft adecuado y qué consejos pueden ayudar a calcularlo de manera eficiente?
¿Para qué sirve la gestión de cobros?
Todas las organizaciones deben gestionar los pagos de manera estructurada y metódica. Implementan plataformas designadas que ayudan a racionalizar estas operaciones y automatizar tareas recurrentes. Además, es perfecto para que los comerciantes o el comercio electrónico en línea procesen las transacciones de sus clientes. El software no solo facilita los pagos a través de tarjetas de débito / crédito, sino que también maneja las interacciones con las instalaciones bancarias. Por lo tanto, un usuario solo debe verificar la autenticidad de todos los datos y dar su autorización. Una vez que un sistema verifica que las credenciales son válidas, una transacción se realiza instantáneamente.
Para las empresas que luchan con errores manuales, la gestión de los cargos y los pagos es transparente y garantiza que la información esté lista para informes precisos. No hay retrasos ni desequilibrios. Como resultado, su empresa se ve privada de sanciones, los clientes reciben los recibos requeridos y sus empleados tienen transparencia relacionada con sus salarios.
Sin embargo, ahora los compradores potenciales de la gestión de cobros pueden encontrar esta opción como una característica incorporada de otro software o como un programa independiente. Pero, en la mayoría de los casos, vale la pena solicitar una versión de gestión de cobros de prueba o demostración gratuita para evitar enfrentarse a pícaros o características innecesarias.
Los 5 mejores consejos para administrar pagos
Cuando esté a punto de comprar el sistema gestión de cobros, vale la pena prestar atención a algunos factores y características que contribuirán a una gestión de facturación eficiente.
- Elige gestión de cobros basada en la nube. Para tener un depósito seguro de cheques, recibos de clientes para informes adicionales, opte por el software de administración de pagos en la nube. Almacena y asegura todos los datos, y puede otorgar acceso a otras partes si es necesario.
- Utilice la facturación de nivel. Esta característica exclusiva está disponible en programas avanzados. Permite a los usuarios cobrar a sus clientes al instante sin enviar notificaciones continuas para pagar.
- Sincronice con bancos. Debería tener una opción para conectar el programa a más de 1,400 bancos. Ayuda a ahorrar tiempo al enviar los informes de las instalaciones bancarias directamente en línea sin servicios de correo postal.
- Integrarse con socios pagadores. Solicite esta opción, porque ahora puede conectar el software a QuickBooks, PayPal, Stripe, Square.
- Optimice con un dispositivo móvil. Se puede acceder a los programas de implementación basados en la nube incluso desde cualquier dispositivo móvil.
En la medida en que los datos de facturación sean confidenciales, aplique medidas de protección adicionales como el cifrado o la autenticación de dos factores.
¿Dónde puede encontrar la opción de gestión de cobros?
Si los compradores potenciales desean tener a mano más de esta opción, también es posible encontrarla en un software independiente. Echale un vistazo.
Programa de contabilidad. Nómina, cuentas por pagar y por cobrar, las transacciones son solo la mitad de las tareas que este programa puede realizar. La gestión de cobros también está presente allí. Será una solución perfecta para contadores y financieros que no quieren perder el tiempo en dos programas para proceder con las operaciones relacionadas. Por ejemplo, puede crear y enviar simultáneamente una factura junto con verificar el estado de la transacción.
Software de facturación. Esta opción hace frente a una única tarea de administrar facturas, sin embargo, un usuario también puede integrarla y tener acceso a la facturación a nivel, o una descripción general de cómo uno u otro cliente paga por los servicios o productos.
Conciliación bancaria. Cuando necesite conciliar las cuentas y ver el saldo de los montos, una empresa puede verificar los pagos y hacerlos coincidir con los informes o estados de cuenta obtenidos de los meses anteriores. Sistemas de correo postal. Cuando una empresa tiene que enviar estados de cuenta particulares utilizando solo correo postal, especialmente en relación con los pagos, puede encontrar esta opción en una herramienta independiente. Gestione los pagos de los clientes y prepárelos directamente para enviarlos a instalaciones bancarias o instituciones gubernamentales.
En todo el software mencionado anteriormente, puede realizar una amplia gama de acciones, como recibir pagos de clientes de PayPal, tarjetas de crédito/débito, filtrar transacciones por parámetros como fecha, cantidad, método, descripción, utilizando un acceso rápido a la nube para monitorear, editar, eliminar las últimas transacciones y crear informes.
¿Cuáles son los beneficios del software de gestión de cobros?
Hoy, las organizaciones aprovechan al máximo estos sistemas. En primer lugar, la gestión de cobros se refiere a la automatización que ayuda a los empleados a realizar tareas menos rutinarias. Luego, por supuesto, tiene como objetivo eliminar la ocurrencia de errores manuales que pueden conducir a sanciones y multas. Y, varios beneficios están haciendo que esta solución de procesamiento sea eficiente:
- Flexibilidad en las operaciones de pago. Un programa asegura que todas las transacciones sean aceptadas con precisión. Por lo tanto, una empresa puede acceder a todas las principales tarjetas de crédito o débito. Este hecho hace felices a los clientes y solo ellos deciden cómo pagar.
- Tasa de transacción rápida. Concilie, y pagos por lotes en lugar de usar sistemas de efectivo. Nuevamente, si pasa a la facturación nivelada, todas las operaciones de pago procederán más rápido y habrá una mayor productividad e ingresos de su empresa.
- Seguridad. Los programas avanzados aseguran que haya una seguridad completa de las transacciones y que no haya acceso no autorizado. Evitan la actividad ilegal que puede afectar su estado en el mercado y el presupuesto.
- Solución asequible. Se considera que el software es asequible para cualquier capacidad de pago, además de que en cualquier momento puede verificar una prueba gratuita y decidir el plan de precios preferido.
Y, de nuevo, si una empresa opta por implementar un software de gestión de cobros en la nube, solo el comprador elige los recursos, incluido el hardware. Y, la guinda del pastel es la atención al cliente que funciona las 24 horas, los 7 días de la semana para solucionar los errores o responder las consultas relacionadas con facturas o transacciones.
Gestion de cobros de Managemart
El equipo de Managemart ofrece a los compradores potenciales que prueben la función Level Billing con una prueba gratuita de 7 días. Su sistema de gestión de cobros se puede conectar a más de 1,400 bancos y acepta la integración con QuickBooks, PayPal, Stripe y Square. La compañía fue premiada dos veces por sus características y cuenta con colaboraciones con LittleBuddies y TheEdgebrook Services.