En el mundo moderno, todavía hay muchos trabajadores que descuidan el almacenamiento adecuado de la documentación. Piensan que es una pérdida de tiempo, y una vez que un archivo se almacena en una carpeta, permanecerá allí y nada podrá eliminarlo de una vez y para siempre. Tales creencias comunes se destruyen cuando un solo enganche del sistema elimina todo lo que solía trabajar durante largas horas. Por lo tanto, siempre vale la pena recurrir a la gestión documental de empleo. Se referirá a varias aplicaciones, programas y un software designado que puede controlar el flujo de documentos y minimizar los eventos de su pérdida. ¿Qué elegir y qué características útiles pueden contribuir a su gestión?
¿Para qué sirve la gestión documental?
Las empresas que siguen las últimas tendencias en el mercado del software saben que para mejorar el almacenamiento de archivos, es necesario recurrir a diferentes soluciones. A partir de ahora, hay muchas herramientas gratuitas y de pago. Pero, el software avanzado de gestión documental aún gana clientes potenciales. Se trata de hacer un seguimiento, administrar, almacenar, compartir y editar archivos. Y, lo más importante, ayuda a los empleados a acceder y recuperar de manera eficiente cualquier información del almacenamiento especializado. Imagínese, una computadora envía una carpeta en su ubicación básica, y una vez que se destruye o el sistema operativo enfrenta errores, una persona no puede hacer nada excepto esperar. Si una persona previamente hizo una copia de seguridad de los documentos en línea, puede recuperarlos usando otros dispositivos móviles.
Por lo tanto, si una empresa requiere un enfoque avanzado para establecer el flujo de documentos, debería optar por un sistema de gestión documental de pago. No es costoso y puede satisfacer las capacidades de pago de todos los grupos de personas.
¿Qué características del sistema de gestión documental contribuyen a la productividad?
Tenga en cuenta que nunca es necesario buscar el administrador de documentos que cuenta con múltiples funciones, ya que algunas de ellas pueden ser incompatibles con su negocio. Por lo tanto, algunos de ellos, y el objetivo principal para automatizar el flujo de trabajo será más que suficiente. Para verificar las capacidades, es recomendable preguntar a los proveedores sobre una versión de prueba o demostración gratuita del producto. Por lo general, dicha oportunidad está disponible durante una semana o incluso un mes. Esta vez permitirá que un comprador potencial reconozca la funcionalidad y se le ocurra una idea de la relevancia de las herramientas de administración de documentos. Presta atención a las siguientes opciones de la gestión documental y archivo:
- Archivos. No significa que debe haber una carpeta simple para mantener un registro de archivos, sino un depósito profesional donde cualquier información se pueda almacenar sin problemas. También implicará copias de seguridad constantes de documentos y archivos, y medidas de recuperación en caso de que elimine datos.
- Escaneo separado. En la medida en que dicha gestión haga frente a los archivos digitalizados y los escaneados, debe haber una plataforma separada para procesar las imágenes escaneadas. Esta opción generalmente se descuida porque los escáneres tienen sus programas, pero será una ventaja continuar con ellos también con la ayuda de herramientas de gestión documental .
- Búsqueda de texto completo. Ahorre tiempo buscando archivos con una opción de palabra clave. ¿Necesita encontrar datos sobre el inventario? Escriba algunas palabras o una oración completa, y el sistema mostrará una lista de la documentación relacionada.
- Permisos. Para establecer un flujo de documentos seguro, no olvide conocer las soluciones del proveedor sobre medidas de protección. Un usuario generalmente puede simplemente otorgar acceso a personas o departamentos preferidos, pero al mismo tiempo, puede activar la autenticación o el cifrado de dos factores de los datos. Lo salvará de piratear.
Además, para mejorar los procesos de trabajo, piense en la optimización móvil. Por ejemplo, si una persona prefiere un sistema de gestión documental basado en la nube, le permitirá recuperar los archivos desde cualquier dispositivo móvil que se conecte a Internet. Entonces, ingresa al sistema y trabaja incluso mientras viaja. Bastante fácil y muy cómodo.
¿Cómo elegir el vendedor del sistema de gestión documental?
Una opción de prueba gratuita es la mejor, pero también puede aplicar encuestas adicionales. Por ejemplo, compare el mercado en línea y decida sobre los 5 mejores desarrolladores. Lea sus comentarios y descubra qué bonos ofrecen a los nuevos clientes y clientes constantes. Luego, pregúntele a su equipo qué quieren tener a mano cuando trabajen con la gestión documental. Y presente las preguntas relacionadas al vendedor. Eche un vistazo a las preguntas típicas que resultan útiles al contactar a los distribuidores:
- ¿Qué interfaz ofrecen a los clientes? Asegúrese de que sea fácil de usar y que no necesite muchas instrucciones en la aplicación. Por lo general, es fácil trabajar con este software, pero puede haber muchas funciones innecesarias que solo distraerán a los usuarios.
- ¿Qué pasa con la garantía? En la mayoría de los casos, hay un año de garantía, pero eso no significa que un comprador reembolsará el dinero de una compra. Es solo un procedimiento legal.
- ¿Cuáles son los planes de precios? El sistema de gestión documental pertenece a la categoría de aplicaciones baratas. Los precios comienzan desde $ 4 hasta $ 15 en promedio. Por supuesto, también existe la opción de solicitar una plataforma gratuita, pero no garantiza el almacenamiento seguro de archivos y puede causar demoras.
- ¿Cuál es el tipo de implementación de empleo gestion documental? Hoy en día, hay dos competidores principales que difieren nuevamente en precio y funcionalidad. En las instalaciones, que requiere una licencia para operar y la instalación de hardware adicional. Y, herramientas basadas en la nube que cuentan con asequibilidad, y se pagan por mes o usuario.
- ¿Cómo funciona la atención al cliente? Nunca descuides esta característica, ayudará perfectamente a los usuarios en caso de cualquier error. Un equipo profesional debe estar en contacto con los clientes 24/7 y no predetermina los costos de ninguna consulta.
Es una lista común de preguntas de software de gestión documental, pero todo también puede depender de la industria a la que se aplicará. Si es nuevo en estas herramientas, intente comenzar con el software de administración de documentos Managemart. Con ellos, una empresa puede solicitar una prueba gratuita de 7 días y luego elegir un plan de precios atractivo. Su equipo recibió dos premios y tiene soluciones para muchas industrias. Almacene su documentación en un lugar seguro y recupérela en cualquier formato posible.